Rozdział I. Postanowienia ogólne

• Regulamin określa zasady powoływania, organizacji i działania Komisji Etyki Badań Naukowych NSBS, zwanej dalej „Komisją” albo „KEBN”.
• Komisja działa przy Stowarzyszeniu jako organ opiniodawczo-doradczy w zakresie etyki badań naukowych, w szczególności prowadzonych w dyscyplinie nauki o kulturze fizycznej (m.in. trening sportowy, fizjologia wysiłku, biomechanika, psychologia sportu, zdrowie publiczne w obszarze aktywności fizycznej, odnowa biologiczna, analiza obciążeń treningowych).
• Komisja stoi na straży poszanowania godności i praw uczestników badań, minimalizacji ryzyka, rzetelności naukowej oraz zgodności projektów z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

• „Badanie” – każde przedsięwzięcie naukowe obejmujące udział ludzi lub wykorzystanie danych dotyczących osób (w tym danych z testów wysiłkowych, pomiarów biomechanicznych, psychologicznych, nagrań, wizerunku, danych z urządzeń ubieralnych, kwestionariuszy ankiety).
• „Projekt badawczy” – komplet dokumentów opisujących cel, metody, populację, procedury, analizę ryzyka/korzyści, rekrutację oraz zasady przetwarzania danych i uzyskiwania zgód.
• „Wnioskodawca” – osoba kierująca projektem (główny badacz) lub upoważniona przez niego do kontaktu z Komisją.
• „Ryzyko minimalne” – ryzyko nie większe niż typowe dla codziennej aktywności lub standardowych, nieinwazyjnych procedur badawczych.

• Komisja działa niezależnie w zakresie treści wydawanych opinii.
• Opinie Komisji mają charakter etyczny i metodologiczno-proceduralny w zakresie ochrony uczestników i rzetelności badań.
• Komisja nie zastępuje:
  • komisji bioetycznych właściwych dla eksperymentów medycznych, jeżeli projekt spełnia przesłanki takiego eksperymentu,
  • komisji właściwych dla doświadczeń na zwierzętach, jeżeli projekt wymaga odrębnych zgód ustawowych,
  • decyzji administratora danych / inspektora ochrony danych (jeśli powołany) – Komisja może wymagać przedstawienia rozwiązań RODO, ale nie wykonuje zadań administratora danych.
• W razie wątpliwości kwalifikacyjnych Komisja może wydać stanowisko wstępne wskazujące właściwy tryb dalszego procedowania.
• Komisja nie ponosi odpowiedzialności za organizację, realizację oraz przebieg badań.

Rozdział II. Skład Komisji, powołanie i organizacja pracy

• Komisja składa się z 13 (trzynastu) członków powoływanych uchwałą Zarządu Stowarzyszenia.
• Kadencja Komisji Etyki trwa 5 lata, chyba że uchwała Zarządu stanowi inaczej. Dopuszcza się ponowne powołanie tej samej osoby.
• Zaleca się, aby skład Komisji zapewniał kompetencje w szczególności w obszarach: metodologia badań w naukach o kulturze fizycznej, fizjologia/medycyna sportowa lub nauki o zdrowiu, biomechanika, psychologia, etyka, ochrona danych osobowych.
• Zarząd Komisji Etyki składa się z 3 członków, w tym Prezesa, Wiceprezesa, Sekretarza.
• Komisja Rewizyjna składa się z 2 członków.
• Członkowie Komisji Etyki pełnią swoje funkcje społecznie i nie otrzymują z tego tytułu wynagrodzenia.

• Przewodniczący:
  • zwołuje posiedzenia Komisji i ustala porządek obrad,
  • wyznacza recenzentów/referentów wniosków,
  • czuwa nad bezstronnością postępowań (wyłączenia, konflikty interesów),
  • podpisuje opinie/uchwały Komisji.
• Sekretarz:
  • przyjmuje wnioski i prowadzi rejestr spraw,
  • dokonuje wstępnej kontroli formalnej kompletności dokumentów,
  • przygotowuje korespondencję i protokoły,
  • przechowuje dokumentację Komisji zgodnie z zasadami poufności.

1. Kadencja Komisji Rewizyjnej trwa 5 lata a jej członkowie podczas pierwszego posiedzenia wybierają ze swego grona Przewodniczącego.
2. Członkowie Komisji Rewizyjnej mogą uczestniczyć z głosem doradczym w posiedzeniach Zarządu Komisji.

Do zadań Komisji Rewizyjnej należy:

1. Kontrola całokształtu działalności Komisji Etyki.
2. Składanie sprawozdań Walnemu Zebraniu Komisji Etyki, stawianie Walnemu Zebraniu wniosków w przedmiocie absolutorium wobec ustępującego Zarządu.
3. Kontrola finansowa opłat związanych z wydaniem opinii Komisji Etyki.
4. Inicjowanie zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Komisji Etyki.

• Posiedzenia Zarządu Komisji, członków komisji jak również komisji rewizyjnej zwoływane są w miarę potrzeb.
• Posiedzenia mogą odbywać się stacjonarnie lub zdalnie (wideokonferencja) – z zachowaniem poufności.
• O terminie posiedzenia Zarządu, członkowie Komisji oraz komisji rewizyjnej są informowani z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni, a w sprawach pilnych dopuszcza się krótszy termin.

• Komisja podejmuje rozstrzygnięcia przy obecności co najmniej 7 członków (quorum).
• Uchwały zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego.
• Głosowanie jest jawne, chyba że Komisja postanowi inaczej w uzasadnionych przypadkach (np. sprawy wrażliwe).

• Postępowania Komisji oraz dokumentacja projektów są poufne.
• Członkowie Komisji składają oświadczenie o poufności. Komisja może wymagać analogicznego oświadczenia od ekspertów zewnętrznych.

Rozdział III. Bezstronność i konflikt interesów

• Członek Komisji nie może brać udziału w opiniowaniu projektu, jeżeli:
  • jest wnioskodawcą, wykonawcą, współautorem lub pozostaje w relacji podległości służbowej wobec wnioskodawcy,
  • zachodzi konflikt interesów finansowy lub inny, mogący wpływać na bezstronność,
  • zachodzą inne okoliczności rodzące uzasadnione wątpliwości co do bezstronności.
• Członek Komisji niezwłocznie zgłasza konflikt interesów Przewodniczącemu. Fakt wyłączenia odnotowuje się w protokole.

Rozdział IV. Opiniowanie badań – tryb postępowania

• Wniosek o wydanie opinii składa Wnioskodawca w formie elektronicznej na adres: kontaktnsbs@gmail.com lub w inny sposób wskazany przez Stowarzyszenie.
• Wniosek powinien zawierać co najmniej:
  • tytuł i streszczenie projektu, cele i uzasadnienie,
  • opis metod i procedur (krok po kroku),
  • charakterystykę uczestników: kryteria włączenia/wyłączenia, liczebność, uzasadnienie doboru próby,
  • plan rekrutacji oraz materiały rekrutacyjne,
  • analizę ryzyka i korzyści oraz środki minimalizacji ryzyka (w tym kwalifikacje prowadzących testy, procedury bezpieczeństwa, plan postępowania w zdarzeniach niepożądanych),
  • procedurę uzyskania świadomej zgody (w tym w przypadku małoletnich – zgoda opiekuna i zgoda/akceptacja dziecka adekwatna do wieku),
  • zasady przetwarzania danych: zakres, cel, okres przechowywania, pseudonimizacja/anonimizacja, zabezpieczenia, dostęp,
  • informację o finansowaniu, powiązaniach, potencjalnych konfliktach interesów.
• Komisja może wezwać do przedstawienia dodatkowych dokumentów, w szczególności: kwestionariuszy/ankiet, scenariuszy wywiadów, instrukcji testów, wzorów zgód, regulaminów korzystania z urządzeń ubieralnych, procedur medycznych/ratunkowych (jeżeli dotyczy).

• Opłata za rozpatrzenie wniosku wynosi 500,00 zł (pięćset złotych).
• Wysokość opłaty, o której mowa w pkt. 1, może ulec zmianie na podstawie decyzji Komisji.
• Opłata jest płatna na rachunek bankowy Stowarzyszenia 13 1240 1792 1111 0011 3019 8609 z tytułem przelewu: „Opłata KEBN – [nazwisko wnioskodawcy] – [tytuł projektu]”.
• Warunkiem rozpoczęcia procedury opiniowania jest:
  • złożenie kompletnego wniosku oraz
  • przedłożenie potwierdzenia wniesienia opłaty (np. pdf przelewu).
• Opłata ma charakter administracyjny i nie stanowi wynagrodzenia za wynik opinii.
• W przypadku wycofania wniosku przed skierowaniem go do oceny merytorycznej Komisja może zwrócić opłatę w całości lub części, zgodnie z decyzją Zarządu Stowarzyszenia.
• Opłata za rozpatrzenie wniosku będzie każdorazowo przekazywana na realizację celów statutowych NSBS.

• Sekretarz Komisji weryfikuje kompletność dokumentów.
• Wnioski niekompletne są zwracane do uzupełnienia. Bieg terminu na wydanie opinii rozpoczyna się od dnia dostarczenia dokumentacji kompletnej.

• Przewodniczący wyznacza co najmniej 1 recenzenta spośród członków Komisji; w sprawach złożonych – 2 recenzentów.
• Komisja ocenia w szczególności:
  • proporcjonalność metod do celów badania,
  • minimalizację ryzyka i obciążeń uczestników,
  • prawidłowość rekrutacji i brak niedozwolonej presji,
  • zrozumiałość i kompletność informacji dla uczestnika oraz dobrowolność zgody,
  • ochronę grup wrażliwych (małoletni, osoby starsze, osoby z chorobami/urazami, osoby zależne organizacyjnie),
  • poufność danych, zasady przechowywania i dostępu,
  • przygotowanie organizacyjne i kwalifikacje zespołu do wykonywania procedur,
  • rzetelność naukową i przejrzystość planu analiz.

• Komisja wydaje opinię na najbliższym posiedzeniu Komisji przypadającym po dniu przyjęcia kompletnego wniosku wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty, z zastrzeżeniem ust. 2.
• W sprawach wymagających uzupełnień, konsultacji eksperckiej lub dodatkowego posiedzenia, termin może ulec wydłużeniu; o przyczynach i przewidywanym trybie dalszego procedowania Wnioskodawca jest informowany.

• Dla badań o ryzyku minimalnym oraz dla zmian nieistotnych w już zatwierdzonych projektach Komisja może zastosować tryb obiegowy.
• W trybie obiegowym Przewodniczący zbiera stanowiska członków Komisji drogą elektroniczną i sporządza uchwałę, którą następnie przedstawia do zatwierdzenia na najbliższym posiedzeniu lub zatwierdza zgodnie z decyzją Komisji podjętą uprzednio.

• Komisja wydaje opinię w formie uchwały jako:
  • pozytywną,
  • warunkowo pozytywną – z listą wymagań do spełnienia przed rozpoczęciem badania,
  • negatywną – z uzasadnieniem.
• Opinia warunkowo pozytywna staje się pozytywną po potwierdzeniu spełnienia warunków (w trybie obiegowym lub na posiedzeniu).

• Wnioskodawca jest zobowiązany zgłaszać Komisji planowane zmiany mogące wpływać na bezpieczeństwo uczestników, zakres danych lub sposób uzyskiwania zgody.
• Zmiany istotne wymagają ponownego opiniowania przed wdrożeniem. Zmiany nieistotne mogą być zatwierdzane w trybie przyspieszonym.

• Wnioskodawca zgłasza niezwłocznie Komisji:
  • poważne zdarzenia niepożądane związane z udziałem w badaniu,
  • naruszenia procedur (np. brak zgody, naruszenie poufności),
  • skargi uczestników dotyczące projektu.
• Komisja może zażądać wyjaśnień, rekomendować modyfikacje procedur, a w razie istotnego ryzyka – rekomendować wstrzymanie badania do czasu wyjaśnienia.

• Wnioskodawcy przysługuje odwołanie od opinii negatywnej w terminie 14 dni od doręczenia opinii.
• Odwołanie rozpatruje Komisja z wyłączeniem członków, których dotyczy konflikt interesów; Komisja może zasięgnąć opinii eksperta zewnętrznego.
• Komisja może utrzymać opinię, zmienić ją lub uchylić i rozpoznać sprawę ponownie.

Rozdział V. Eksperci zewnętrzni

• Komisja może zaprosić eksperta zewnętrznego, jeżeli wymaga tego specyfika projektu (np. testy maksymalne, badania osób z chorobami przewlekłymi, złożone zagadnienia ochrony danych, psychometria).
• Ekspert uczestniczy z głosem doradczym i podlega poufności.

Rozdział VI. Dokumentacja i archiwizacja

• Komisja prowadzi rejestr wniosków i opinii (numer sprawy, daty, rodzaj rozstrzygnięcia).
• Dokumentacja jest przechowywana w sposób zapewniający poufność, integralność i ograniczenie dostępu w formie elektronicznej lub papierowej.
• Okres archiwizacji dokumentacji Komisji wynosi 5 lat od zakończenia projektu, o ile przepisy lub warunki finansowania nie wymagają dłuższego okresu.

Rozdział VII. Postanowienia końcowe

Obsługę administracyjną Komisji zapewnia [sekretariat/biuro NSBS], w zakresie zgodnym z poufnością postępowań.

• Regulamin wchodzi w życie z dniem 11.05.2026 na podstawie uchwały Zarządu NSBS nr 6/ZZ/2026.
• Zmiany Regulaminu wymagają uchwały Zarządu Stowarzyszenia po zasięgnięciu opinii Komisji.